新入社員時代の心得②ビジネスマナー

ビジネスマナーの目的とは？

今回は新入社員の方には特に頭を悩ませるビジネスマナーについてお話します。
そもそもビジネスマナーって何故存在するのでしょうか？

私もサラリーマン時代に色々と学びました。敬語の使い方やエレベーターや車の乗り方、宴席から文章の書き方まで様々な場面でマナーを要求されました。その都度、こんなことやってられるか！と思っていました（笑）

しかしながら不思議なことにこのビジネスマナーに関して実に他人は良く見ています。取引先はもちろんですが上司や同僚はたまた部下まで貴方の様子を良く観察しています。そしてその様子を見て、この人はこういう人だとレッテルを貼っているわけです。

本題に戻りますが、ビジネスマナーとは仕事上での貴方の能力を測る一つの指標になります。人は誰しも一緒に居て居心地の良い人と共に仕事がしたいものです。一緒に居て不快感が伝わってくる人とは一緒に仕事をしたいとは思いません。

ビジネスマナーというのはある程度ここまでのことが出来ると相手に不快感を与えませんよということです。最低限のビジネスマナーを身につけることによって貴方の信頼性が増し、一緒に仕事をしたいと言う人も増えて来ますので、前向きに勉強していきましょう。

誤ったビジネスマナーが浸透しているので注意しよう

私は秘書検定2級保持者なのですが、この資格取得には理由があります。当時私は新入社員で営業をしていて取引先の先方にメールの返信をするところでした。ちょうど上司が私のＰＣの前を通ってメールを確認して「自分のことは小生もしくは小職と書いて謙りなさい。」と指示されました。

それまで私はメールでも「私」という一人称を使っていたのですが、上司からそう言われたので素直に修正し先方にメールを送りました。その夜自宅に帰った私はもやもやとした違和感がありました。小生って小説家の先生くらいしか使っているの見たことないし、役職もついていない一般社員なのに小職とか使うのかな？といった疑問が湧いてきました。

そしてインターネットで両者の意味をそれぞれ調べました。その結果を記載します。

小生・・・自分と同等か目下の人に使われる謙称

小職・・・元々は官職にあたる人が自分を謙る時に使う。一般企業であれば管理職クラスが使用。

上司の指示は誤っていました。それから私は上司が必ずしも正しいとは思わず、自分自身で正しい答えを知っておこうと考え秘書検定2級を取得しました。

このように誤った認識でビジネスマナーを語っている人が世の中にはたくさんいますので注意が必要です。またこういった間違ったことでもその人の中では正しいマナーとして認識されていますので、くれぐれも間違っていますよと正面から否定はしないよう上手く立ち回ってください。

正しいビジネスマナーを学ぶ方法

上記でも述べましたがビジネスマナーの大前提は相手を不快にさせないことです。相手を不快にさせないという気持ちが根底にあればある程度は大目に見てくれるケースが多いとは思いますが、
やはり正しいビジネスマナーを身に着けておくことは貴方自身の能力の評価にも繋がると思いますので、是非以下を方法を参考に勉強してみてください。

ざっと上記のような方法があると思いますが、オススメは資格取得だと私は思います。その理由として資格を取得することにより誤ったマナーを教わりにくいというメリットがあります。私もそうだったのですが資格取得後、上司や先輩からマナーに関して指摘を受けることが無くなりました。

あいつは秘書検定持っているから下手なことを言うと言い返されるということがあったのだと思います。自分はそういうつもりは全くなく、若輩者でしたので頭で知ってはいても行動が出来ていなかった面もあったはずなので、正しい指摘は受けたかったのですが・・・。

とは言え上記で触れたような誤ったマナーを若い内から刷り込まれると将来的に恥をかくことになるので、やはり自分自身で正しいマナーを知っておくといったところまでは必要だと思います。

まず取り組むべきジャンル

ビジネスマナーに関してまず取り組むべきジャンルは身だしなみだと私は思います。やはり人は見た目の印象である程度決まって来ます。髪の毛から足元まで清潔を心掛けてください。特に営業関係で外回りの人はスーツやワイシャツ、靴までしっかりと清潔にしておいて頂ければと思います。客先に訪問という行為は会社の代表として行くことですので自社の評判にも繋がって来ます。

これは聞いた話なのですが、とある大口の取引があり競合であるＡ社とＢ社の2社が非常に拮抗しており、どちらで取引をするか決めかねていたそうです。その時にＢ社の営業マンのワイシャツのボタンが掛け違えていたそうです。それを見た決定者は大口の商談では少しのミスが会社の大きな損失に繋がるので、Ｂ社とは取引出来ないとＡ社との取引になったそうです。

少しオーバーな話ではあるとは思いますが、そういった拮抗している場面ではほんの些細なことが
減点対象となり、破談になってしまうケースが少なからずあります。ビジネスとは行きつくところまで行くと基本的には減点評価となります。

競合先が同等の条件を提示してきた場合、最終的にはその担当者の信頼性や人間性で決定される場合が多々ありますので注意が必要です。

その次に取り組むべきなのは言葉遣いでしょうか。これは電話応対にも繋がるので早めに取り組んだ方が良いと思います。

最近は固定電話が徐々に廃れていっていることもあり、仕事上での電話応対が苦手な方も多いそうですが、もし苦手な方がいらっしゃいましたら一度俯瞰して自分の姿を客観視してみてください。

どこかうまく対応しようとか答えられなかったらどうしようという気持ちはありませんか？
そう思っている方がいましたら徐々に慣れてくるので心配はいりません。

思い返せば私もあまり電話応対が得意ではありませんでした。私の場合緊張すると言葉が上手く出ず嚙んでしまったり、逆に言わなくても良いことを口走ったりしてしまっていました。こういったことの本質的な原因は「うまく応対したい」「会社に迷惑を掛けたくない」といった真面目な理由から来ると思います。

一応曲がりなりにも経営幹部まで経験した身から言わせて頂くと、誰かの電話応対で致命的な損害を被ったことはないということです。重要な案件であればあるほどまずそういったことはないです。言った言わない、伝えた伝えてないを回避すべく基本的には会って対応しますし、数字が入っている案件はメールなどで記録を取ります。

なので慣れていない内はうまくいかなくて当然ですので堂々と応対して頂ければと思います。先方の名前を聞きそびれた、内容をメモするのを忘れた、折り返しの番号を間違ったなどあるあるです。管理職の人達は全部想定内ですので恐れずどんどん挑戦していってください。

話が脱線してしまいましたが、言葉遣いに関してはよく留意して頂ければと思います。前回に読書の話をさせて頂きましたが、正しい言葉を学ぶのにも読書はオススメです。特に敬語などにおいては尊敬語・謙譲語・丁寧語・美化語が正しく使われいるか、また二重敬語になっていないかなど書籍は厳しくチェックが入っているはずなので、言い回しなどを参考にしてみては如何でしょうか。
※小説などは登場人物によって表現が左右されますのでご注意ください。

そのほかには挨拶の仕方や正しい姿勢、約束・時間を守る、名刺交換や報告・連絡・相談なども早めに取り組むべき内容だと言えます。

覚えるべきマナーが多くて大変だと思いますが、大前提として相手に不快感を与えないを根底に
頑張ってください。